Kantoorinrichting: dit zijn de grootste valkuilen

Vertraging is misschien wel de meest gehoorde klacht bij kantoorinrichting. Levertijden van meubels kunnen oplopen van een paar weken tot enkele maanden, zeker bij maatwerk of bij materialen die bewust duurzaam en circulair zijn gekozen. Ook bouwkundige aanpassingen zoals elektra, vloeren of wanden hebben vaak een langere doorlooptijd dan vooraf gedacht wordt.

Zo houd je grip op de planning
Begin op tijd met kantoorontwerp laten maken, zodat je vroeg in het proces al weet welke bouwkundige aanpassingen nodig zijn. Reserveer bij maatwerk of duurzame kantoorinrichting altijd extra speling in de planning, want deze producten hebben meestal een langere levertijd dan standaard meubilair.

Tussen bouwpartij, leverancier, IT en interieurarchitect. Bij een gemiddeld inrichtingsproject zijn al snel vijf tot tien partijen betrokken: de bouwer, de leverancier van meubilair, de IT-afdeling, de facilitair manager en soms een interieurarchitect. Zonder duidelijke regie loopt de communicatie tussen deze partijen makkelijk vast, met verkeerde bestellingen of gemiste deadlines als gevolg.

• Eén vast aanspreekpunt dat overzicht houdt over het hele project
• Vaste contactmomenten waarin voortgang en knelpunten besproken worden
• Afspraken altijd schriftelijk vastleggen, ook de kleine wijzigingen
• Duidelijke afstemming over wie waarvoor verantwoordelijk is

Door onvoorziene kosten of scope die tijdens het project groeit. Een overschreden budget ontstaat zelden door één grote fout, maar door een stapeling van kleine verrassingen: montagekosten die niet waren meegenomen, extra transport, of wijzigingen die pas tijdens de uitvoering worden bedacht. Ook het inrichten van een werkplek die achteraf toch niet aan de wensen voldoet, betekent vaak extra kosten voor aanpassingen. Bij Desko werken we daarom met een heldere offerte vooraf: geen verborgen kosten, de prijs is de prijs. Praat daarnaast vooraf duidelijk over scope: wat hoort er wel en niet bij het project? Denk aan zaken als vergaderruimtes, ontspanningsplekken of extra opslag. Hoe concreter dit vastligt, hoe minder kans op discussie achteraf.

Van de benodigde ruimte of het aantal werkplekkenan de benodigde ruimte of het aantal werkplekken. Niet elk bedrijf heeft evenveel hulp nodig. Heb je een klein team, een simpele verbouwing of al een ervaren facilitair manager in huis die het project zelf kan trekken? Dan is een volledig ontzorgd traject soms overbodig. Ook bedrijven die alleen losse meubelstukken willen bijbestellen, zonder herinrichting van de hele ruimte, hebben meestal genoeg aan advies op maat in plaats van een compleet projectteam. Twijfel je of je situatie complex genoeg is voor volledige begeleiding? Kijk dan eens naar de kantoor inrichten tips van Desko om zelf een eerste inschatting te maken.

Van medewerkers, waardoor de inrichting niet aansluit bij hun manier van werken. De meeste problemen bij kantoorinrichting zijn te herleiden tot dezelfde oorzaak: te weinig tijd, te weinig regie of te weinig duidelijkheid vooraf. Wie op tijd begint, één aanspreekpunt aanwijst en heldere afspraken maakt over budget en scope, voorkomt het grootste deel van de valkuilen. Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet? Bekijk enkele afgeronde trajecten bij projecten van Desko en zie hoe verschillende bedrijven zonder gedoe naar een nieuwe inrichting zijn begeleid. Twijfel je nog over je eigen situatie, dan denken we graag vrijblijvend met je mee.