Bent u al bekend met de belastingregels over de vergoeding ‘thuiswerkplek voor uw werknemer’?

Wanneer is een vergoeding loon en moet je inkomstenbelasting betalen. En wanneer is de inrichting van een thuiswerkplek een onbelaste vergoeding?

Wanneer is een werkruimte onbelast

Bij een werkruimte aan huis denken we aan een kantoor, werkkamer of studeerkamer in de woning van de werknemer. Ook een atelier of andere werkruimte die voor de uitoefening van de dienstbetrekking wordt gebruikt, wordt gezien als werkruimte.

Het moet gaan om een zelfstandig gedeelte van de woning en deze moet beschikken over een eigen opgang of over eigen sanitair en bijvoorbeeld ook verhuurd zou kunnen worden.
Als deze werkruimte aan huis niet zelfstandig kan worden gebruikt, is een vergoeding daarvoor belast.

De voorwaarden van vrije vergoeding

Er zijn twee gevallen waarin er sprake kan zijn van een vrijgestelde vergoeding of verstrekking in verband met de kosten van werkruimte thuis:

  1. De werknemer heeft buitenshuis een soortgelijke werkruimte. Een vergoeding of verstrekking voor de kosten van werkruimte behoort niet tot het loon als de werknemer in de werkruimte thuis 70% of meer van zijn arbeidsinkomen verdient;
  2. De werknemer heeft buitenshuis geen soortgelijke werkruimte. Een vergoeding of verstrekking voor de kosten van werkruimte behoort niet tot het loon als de werknemer zijn arbeidsinkomen voor 70% of meer in of vanuit de werkruimte thuis verdient, en ook zijn arbeidsinkomen voor 30% of meer in de werkruimte thuis verdient.

Voorwaarden inrichting van een werkruimte

De inrichting van een werkruimte die de werkgever vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, behoort bij zakelijk gebruik niet tot het loon als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

  1. Er is een gedagtekend schriftelijk contract tussen werkgever en de betrokken werknemer. De werkgever moet het contract bewaren bij de loonadministratie;
  2. In het contract zijn de naam en het adres van de werknemer vastgelegd;
  3. Het contract bevat de dag of dagen in de week waarop de werknemer in de werkruimte thuis werkt;
  4. Per vijf kalenderjaren mocht niet meer dan € 1.815,--  inclusief BTW (waarde in het economische verkeer) onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld;
  5. De werknemer werkt ten minste eenmaal per week gedurende de gebruikelijke werktijd voor de vervulling van zijn dienstbetrekking in de werkruimte met behulp van telematica zoals een telefoon of computer, zonder dat hij naar de arbeidsplaats buiten de woning reist.

Het arbeidsomstandighedenbesluit

Volgens het arbeidsomstandighedenbesluit moet de inrichting van de werkruimte aan de volgende eisen voldoen:

  1. De arbeidsplaats van een thuiswerker is zodanig ingericht, dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking;
  2. Op de arbeidsplaats zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig. 

Werkkostenregeling

Vrij ruimte

Een vergoeding voor de kosten van een werkruimte in de woning van de werknemer of een verstrekking daarvan is belastbaar loon voor de werknemer. De werkgever kan deze vergoeding ook onderbrengen in het forfait.

Onder de werkkostenregeling kunnen werknemers maximaal 1,2% van het totale fiscale loon besteden aan bepaalde onbelaste vergoedingen, dit wordt de 'vrije ruimte' genoemd. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.

Inrichting

Voor een vergoeding, verstrekking of ter beschikking stellen van de inrichting van een werkruimte in de woning van de werknemer geldt het voornoemde. De regels voor werkruimte thuis gelden ook voor thuiswerkers.

Arbovoorzieningen

Alleen arbovoorzieningen op de thuiswerkplek zijn onbelast als deze voorzieningen voortvloeien uit het naleven van arbovoorschriften die passen binnen het arbeidsomstandighedenbeleid van de onderneming. De Belastingdienst geeft als voorbeelden: speciale voorzieningen op het gebied van het dag­ of kunstlicht, de beeldschermwerkplek of een speciale bureaustoel.

Volgens het Arbeidsomstandighedenbesluit moet de inrichting van de werkruimte aan de volgende eisen voldoen:

  1. De werkruimte van een thuiswerker moet zodanig ingericht worden dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan uitvoeren. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking;
  2. In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig. (Bron: Belastingdienst 2011)

Voorzieningen

Voorzieningen op de werkplek behoren onder de werkkostenregeling ook tot het loon, maar die voorzieningen worden veelal op een laag bedrag of zelfs op nihil gewaardeerd.